В современной экономической ситуации даже один неоплаченный счет может серьезно нарушить работу компании, подорвать оборотный капитал и поставить под угрозу само существование бизнеса. Для компаний урегулирование задолженности — это важный инструмент защиты от просрочек платежа и неплатежей. Делимся практическими рекомендациями, как эффективно управлять дебиторской задолженностью до того, как она превратится в безнадежную.
Более длительные отсрочки платежа, все чаще возникающие просрочки и растущий объем неоплаченных счетов — такова реальность 2024 года. Во всем мире предоставление отсрочек платежа остается обычной практикой, и это неудивительно: B2B-кредит — основной источник финансирования торговли. Сегодня с неоплаченными счетами сталкиваются 85% компаний — вне зависимости от их размера и отрасли. На долю неплатежей приходится четверть всех случаев банкротств, и именно просрочки платежа серьезно сказываются на оборотном капитале, финансовых результатах и перспективах бизнеса. В таких условиях урегулирование задолженности становится ключевым инструментом для защиты компании.
Автоматизируйте превентивные напоминания
Это одно из самых простых и доступных решений, которое легко внедрить на всех уровнях компании. Суть проста: вырабатываем привычку. До наступления срока оплаты направляйте клиенту напоминание — по телефону или по электронной почте. Часто одного такого напоминания бывает достаточно, чтобы счет был оплачен вовремя.
Такой контакт помогает не только предупредить просрочку платежа, но и выстроить более тесные отношения с покупателем, а также заранее узнать о возможных ошибках или забывчивости. Регулярное сопровождение напоминает клиентам об их обязательствах и поддерживает открытый диалог.
— отмечает Жоанн Жарр, менеджер по урегулированию задолженности Coface France
Такие регулярные напоминания особенно важны по двум причинам:
- Позволяют лучше понять ситуацию дебитора: если дебитор запрашивает отсрочку платежа, это может быть сигналом финансовых трудностей. В этом случае важно проявить инициативу — усилить контроль за платежами и активнее заниматься урегулированием задолженности.
- Помогают выявлять спорные моменты или причины задержек: это дает возможность урегулировать спор в мировом порядке еще до судебной стадии и обеспечить максимально быструю оплату задолженности.
Проактивность и максимальная оперативность — ваш новый девиз
Даже на этапе урегулирования задолженности в мировом порядке успех зависит от скорости и готовности быстро реагировать. Здесь важно помнить: каждый день на счету, поэтому не стоит ждать — как только срок оплаты истёк, рекомендуется сразу запускать процедуру урегулирования задолженности.
Не стоит полагаться только на отношения доверия между покупателем и поставщиком — это часто приводит к еще большим просрочкам платежа. Не разрушая партнерские связи, важно проявлять повышенное внимание к вопросам оплаты и заранее реагировать на риски возникновения неоплаченных счетов и неплатежей.
— советует Жоанн Жарр.
Всегда держите дебиторов в поле зрения
Если ваш клиент не может погасить долг в течение нескольких месяцев или даже лет, это еще не значит, что он не сможет оплатить счет уже на этой неделе! Поддерживайте с ним регулярный контакт — не слишком часто, но достаточно системно. Звоните дебиторам, чтобы узнать, как меняется их финансовая ситуация и идут ли выплаты по задолженности. Проявляйте понимание, но четко обозначайте свои ожидания.
Сегодня у дебитора может не быть необходимого оборотного капитала, но уже через несколько дней у него могут появиться средства, чтобы закрыть долг. Если вы не исчезаете из поля зрения, то именно вы станете первым кредитором, кому оплатят задолженность при появлении свободных средств.
— отмечает Жоанн Жарр.
Внутренняя поддержка, соглашения о рассрочке: ищите решения!
На этапе урегулирования задолженности в мировом порядке стоит использовать ресурсы внутри компании — например, подключить к процессу менеджера по продажам, который отвечает за работу с этим клиентом. Это поможет избежать дальнейшего затягивания сроков оплаты.
Менеджер по продажам может обладать дополнительной информацией о приоритетах и текущем положении компании-дебитора, а значит — поможет быстрее найти нужных людей, отвечающих за оплату счетов.
— поясняет Жоанн Жарр.
Есть и другие инструменты для переговоров:
- Новый заказ в обмен на старую задолженность: используйте поступающие от дебитора новые заказы как возможность обеспечить оплату старых долгов.
- Соглашения о рассрочке: предложите дебитору заключить соглашение с графиком платежей — так вы сможете урегулировать ситуацию в мировом порядке и гарантировать получение оплаты.
Не бойтесь «бумажной рутины»
Часто именно документы кажутся самым сложным и утомительным этапом для руководителей, но без них урегулирование задолженности невозможно. И речь идет не только о счетах! Акты, товарные накладные, подтверждение оказанных услуг — успешное урегулирование всегда начинается с тщательной подготовки всех подтверждающих документов.
Эти материалы крайне важны: они подтверждают обоснованность долга и позволяют заранее решить любые спорные вопросы по факту оказания услуги или поставки. В долгосрочной перспективе, особенно если дойдет до судебного взыскания задолженности в упрощенном порядке, хорошо подготовленный комплект документов значительно повышает шансы на быстрое исполнение судебного решения.
— подчеркивает Жоанн Жарр.
Действуйте официально: переходите к формальным мерам
Если ваши неформальные попытки не дали результата, переходите к официальной переписке с дебитором. Четко обозначьте свои намерения: в случае неоплаты в установленный срок и начисления пеней вы готовы инициировать судебное разбирательство (лучше всего уведомлять об этом заказным письмом с уведомлением о вручении).
Официальные документы, такие как претензия или письмо-требование, зачастую оказывают решающее влияние на урегулирование задолженности. Они подчеркивают серьезность ваших намерений и напоминают клиенту об обязательствах и возможных юридических последствиях в случае неоплаты. Если после этого счет так и не оплачен, доступны и другие правовые инструменты — претензионное письмо или исковое заявление о взыскании долга, которые обычно оказываются весьма эффективными.
Очень важно все взаимодействие с дебитором фиксировать в письменном виде. В коммерческом праве доказательства могут предоставляться в любой форме — даже электронная переписка может быть принята в суде при взыскании задолженности.
— отмечает Жоанн Жарр.
И главное — доверьте работу с проблемной задолженностью профессионалам
Как видно, урегулирование задолженности собственными силами — процесс трудоемкий, требует времени, знания множества процедур и нюансов, при этом не дает гарантий успеха. Более того, чем дольше долг остается неоплаченным, тем меньше шансов его вернуть.
Как один из мировых лидеров в управлении кредитными рисками в торговле, Coface предлагает застрахованным клиентам услуги урегулирования задолженности, которые существенно увеличивают ваши шансы на получение оплаты. Более 200 наших экспертов и 250 юридических партнеров по всему миру взыскивают неоплаченные счета в 190 странах, отдавая приоритет решению вопросов в мировом порядке — благодаря глубокому знанию местных рынков, законодательства и особенностей платежной дисциплины. И что особенно важно — вы сохраняете отношения с клиентом и оплачиваете услугу только за реально взысканные долги!
Узнайте больше о наших услугах по урегулированию задолженности и свяжитесь с нашими экспертами уже сегодня.
